Sənədsiz ofis fayl idarəçiliyinin dilemmasını necə həll edir?

Əvvəlcə baş ağrısı ənənəvi ofisin necə olduğu barədə danışaq: sənəd kabineti doludur və müqavilə tapmaq üçün uzun müddət lazımdır; vacib sənədlər asanlıqla itirilir və ya zədələnir; Şöbələr sənədləri "Parseldən keçir" oynamaq kimi sənədlər. Bu problemlər effektiv şəkildə həll edilə bilərsənədsiz ofis sistemi.

1. Elektron sənədin kağız yığılmasını əvəz edir

Sənədsiz ofisin ən birbaşa faydası "onlayn" sənədlərini etməkdir. Bütün sənədlər elektron variantlara skan edilir və sistemdə saxlanılır, pdf və söz kimi birdən çox formatı dəstəkləyir. Məsələn, şirkətimizin müqavilə idarəetmə sistemi artıq yalnız 3 saniyə ərzində tam faylı əldə etmək üçün müqavilə nömrəsini daxil etmək lazımdır və şkaflar vasitəsilə səslənməyə ehtiyac yoxdur.

2. Ağıllı axtarış və sürətli yerləşdirmə

Elektron sənədlərin ən böyük üstünlüyü onlardan ibarətdir ki, axtarıla bilər. Sistemin daxili tam mətnli axtarış funksiyası açar sözlər, tarixlər, müəlliflər və digər ölçülər ilə axtarış edə bilər. Ötən həftə maliyyə şöbəsi üç il əvvəl bir kompensasiya forması axtarırdı. Faylları keçmək üçün uzun müddət çəkdi, amma indi "2022-ci ildə səyahət xərcləri" daxil olduqdan sonra çıxır.

3. Çaşqınlığın qarşısını almaq üçün versiya nəzarət

Kağız sənədləri haqqında ən qorxulu şey, daim yenidən işlənmişdir və heç kimin son versiyasının olduğunu heç kim bilmir. Elektron sənəd sistemi avtomatik olaraq tarixi versiyaları saxlayacaq və modifikasiya icazələrini təyin edəcəkdir. Marketinq şöbəmizin planlaşdırma təklifi artıq versiyaya yenidən baxıldı və sistem hər bir düzəlişin və nə vaxt olanı açıq şəkildə qeyd edir.

4. Mobil ofis kosmik məhdudiyyətlərini pozur

Kağızsız bir sistemlə, mobil telefonlar istənilən vaxt fayllara da daxil ola bilər. Sonuncu dəfə, patronum hava limanında bir kotirovka istədi və onu birbaşa mobil telefonumda sistemə birbaşa mobil telefonuma daxil etdim ki, bu da onu təcili çatdırılmadan daha sürətli. Səyahət edərkən bütün faylları bir tablet ilə idarə edə bilərəm və çamadanımda yarısını qablaşdıra bilərəm.

5. Zərərin qarşısını almaq üçün təhlükəsiz yedekləmə

Mühüm fayllar avtomatik olaraq skanerdən sonra buluda qədər dəstəklənir, buna görə kompüter parçalansa belə narahat olmağa ehtiyac yoxdur. Ofisin su altında qaldığı və bütün kağız sənədlərinin itirildiyi bir faciə ilə qarşılaşdıq. İndi elektron sənədlər çox daha etibarlı olan üçqat ehtiyat nüsxələri var.

6. Yaşıl ofis xərcləri azaldır

Bəzi hesablamalar aparaq: A4 Kağız hər paketdə 20 yuan və şirkət ildə 24.000 yuan olan 100 paket istifadə edir. Yazıcı istehlak, sənədli kabinetlər və arxiv otağı məkanı bütün xərclərdir. Etdikdən sonrasənədsiz ofis sistemiBu xərcləri ən azı 70% azaltmaq olar, bu da ekoloji cəhətdən təmizdir.

Peşəkar bir istehsalçı və təchizatçı olaraq yüksək keyfiyyətli məhsullar təqdim edirik. Məhsullarımızla maraqlanırsınızsa və ya suallarınız varsa, xahiş edirəm özünüzü pulsuz hiss edinBizimlə əlaqə saxlayın.